Um roteiro de implementação estratégica ajuda a garantir que a implantação do Office 365 atendam às suas metas de negócios.
No passado, vimos o que acontece quando as empresas implementam soluções de colaboração em nuvem com pressa. Forçadas pela pandemia do COVID-19 a oferecer suporte ao trabalho remoto de novas maneiras, muitas organizações lutaram para implantar ferramentas que atendessem às suas necessidades de desempenho, cumprissem seus regulamentos de segurança de dados ou até mesmo atendessem aos casos de uso mais comuns de seus funcionários.
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Com as lições de 2020 ainda frescas, agora é um ótimo momento para líderes de TI e de negócios criarem um roteiro de implementação para ferramentas como o Microsoft Office 365. Aqui estão sete etapas que eles devem considerar ao longo do caminho.
1. Realizar avaliações internas
Como muitos entusiastas de tecnologia podem saber por suas (múltiplas) visualizações de Matrix, “temet nosce” significa “conheça a si mesmo” em latim. Muitas vezes, as empresas simplesmente não se conhecem. Antes de empreender novas iniciativas de TI importantes, os líderes de negócios e de TI devem conduzir avaliações internas – pesquisando e entrevistando funcionários para descobrir exatamente como eles trabalham. Isso ajudará a segmentar usuários e criar tipos de persona de usuário, o que ajuda as organizações a melhorar a eficiência de custos e a segurança. Ao fornecer aos usuários apenas os aplicativos do Office 365 de que precisam, as organizações podem otimizar seus ambientes.
2. Comece pequeno
Em muitos casos, as organizações não têm nenhum motivo convincente para implantar todos os recursos do Office 365 de uma vez – ou, pelo menos, nenhum motivo convincente o suficiente para compensar as falhas de comunicação e outros erros que podem ocorrer durante um processo tudo de uma vez implementação. Embora os roteiros variem de empresa para empresa, geralmente faz sentido começar com o e-mail. Migrar do Exchange local para o Office 365 é mais simples do que nunca, e o email é uma ferramenta tão comum e familiar que geralmente é um ótimo lugar para começar.
3. Estabeleça consistência de identidade
Em muitas organizações, diferentes usuários empregam diferentes convenções de login para acessar os mesmos aplicativos. Isso pode soar como um pequeno detalhe, mas pode causar muita confusão durante os primeiros dias de uma implementação do Office 365. Ao padronizar as credenciais de login no Active Directory, as organizações podem preparar o caminho para uma transição muito mais suave.
4. Enfatize a responsabilidade compartilhada
Quando as organizações migram recursos para a nuvem, às vezes há um equívoco de que o fornecedor da nuvem pública agora é responsável por todos os aspectos da segurança. Na verdade, as empresas ainda precisam proteger seus próprios ambientes, manter políticas de senha eficazes e aplicar o princípio do menor privilégio. Em alguns casos, a nuvem realmente pode fornecer um aumento instantâneo de segurança. (Por exemplo, mesmo as versões mais básicas do Office 365 oferecem autenticação multifator integrada.) No entanto, é importante que os líderes de TI e de negócios entendam suas responsabilidades de segurança antes de implementar uma nova ferramenta.
5. Antecipe os efeitos em sua rede
Mais tráfego saindo para a nuvem significa mais tráfego passando pelos firewalls e conexões de Internet de uma organização. Um parceiro como a Xtech Solutions pode ajudar as empresas a prever o impacto dos investimentos em nuvem nas redes corporativas e planejar atualizações que levarão a uma transição perfeita.
6. Promova ativamente a adoção
O Office 365 não pode ajudar uma organização a atingir seus objetivos se os funcionários não souberem como usá-lo. Muitas empresas subestimam a importância da adoção e do gerenciamento de mudanças para o sucesso de seus esforços de implementação. Considere, por exemplo, que as ferramentas de software em nuvem mudam frequentemente com frequência, com atualizações enviadas automaticamente pelos fornecedores. Os departamentos de TI devem encontrar maneiras eficazes de se comunicar com os usuários sobre as mudanças futuras e encaminhá-los para qualquer treinamento necessário.
7. Abrace a flexibilidade
Mesmo depois que o mundo retornar a alguma aparência de normalidade, as empresas ainda devem considerar aproveitar o Office 365 para ajudá-las a quebrar as barreiras tradicionais do escritório. Antes de a pandemia atingir, muitos líderes empresariais tinham medo de dar aos trabalhadores muita liberdade para trabalhar em casa, mas na verdade vimos que os funcionários às vezes são mais produtivos em um ambiente de trabalho remoto, onde passam menos tempo em reuniões e em trânsito. No futuro, as empresas devem buscar oportunidades para atrair e reter os melhores talentos com opções de trabalho flexíveis.
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